中国海牙认证代办服务中心

       全球经济一体化深入，跨国企业海外派驻、技术支持或设立海外分支机构等需要企业出具派遣函到目的国家使用，比如中国企业需要派遣员工到沙特去处理事宜，派遣函需要办理海牙认证用于沙特。

       派遣函（Dispatch Letter）作为证明员工身份、外派职务及企业授权的核心文件，在跨国事务中发挥着关键作用。为了让这份跨国文书在境外目的地国具备法律效力，办理海牙认证（Apostille）已成为高效、便捷的文书流转途径。

一、什么是派遣函？

派遣函，也叫外派函、员工派驻证明、公司派遣证明，是企业出具的一种说明性文件，主要用于证明：

1.员工与公司的劳动关系；
2.员工受公司委派前往境外工作；
3.派遣目的、工作内容及期限；
4.工资承担主体；
5.境外合作关系真实性等。

派遣函一般由公司盖章出具，部分国家还会要求附营业执照、劳动合同、邀请函等配套材料。

二、什么是海牙认证？

海牙认证源于1961年签署的《海牙取消外国公文认证要求的公约》，旨在为跨国流通的公文提供统一的认证标准。对于派遣函这类企业出具的正式文件而言，海牙认证通过在文件上附加证明书（Apostille Certificate），证实文件签署人的身份及签章真实性，从而免除繁琐的领事认证程序。

三、哪些情况下需要办理海牙认证?

派遣函办理海牙认证，通常用于以下场景：

1.海外工程项目派遣；
2.出国商务签证申请；
3.海外工作许可申请；
4.境外劳务派遣；
5.境外设备安装调试；
6.海外培训或技术交流；
7.海外分公司任职；
8.跨国企业内部调岗；
9.外国移民局或劳动部门要求。

例如中国企业派员工前往新加坡、日本、韩国、德国、法国、西班牙、荷兰、美国等海牙成员国开展工作时，很多情况下都会要求派遣函完成海牙认证。

四、派遣函海牙认证办理流程

目前中国大陆文件办理海牙认证，整体流程已经较为简化，一般主要包括以下步骤：

1、准备派遣函文件：派遣函原件、公司营业执照复印件、法人身份证明、被派遣员工护照扫描件、公证书原件（如需）、申请表、其他辅助材料。

2.办理公证（涉外公证员进行）

把以上准备好的文件递交给涉外公证员，核实确认文件属实、签字属实公证、公司印章属实公证等无误后出具涉外公证书文件。

3.办理海牙认证（附加证明书）

完成公证后，由中国外交部或地方外事办公室签发海牙认证附加证明书（Apostille）认证完成后，文件即可在海牙成员国直接使用，无需再经过驻外使馆认证。

五、办理过程中需要注意什么？

1、确认使用国家是否属于海牙成员国

不是所有国家都适用海牙认证，例如部分中东国家仍需使馆认证。

2、文件内容需规范

派遣函内容建议完整、正式，避免出现信息错误、日期冲突、盖章不清晰等问题，派遣函格式是否需要双文版可以先与用证方核实确认。

3、确认使用国家要求语言

在办理公证文书的时候，需要确认使用国家语言，如若目的国家需要西语公证，出具了英语公证书，是无法使用的。

4、提前安排时间

涉及签证、工作许可等业务时，建议提前办理，避免影响出境安排，派遣函海牙认证办理整个流程需要5-7个工作日，一般可以加急办理，避免当时文件办理量过多，无法加急，建议提前安排。